Acabe com as dúvidas sobre como preencher o livro caixa corretamente. Conheça todos os detalhes do documento com dicas práticas!

Em primeiro lugar, gerir a contabilidade de um negócio é um desafio e, para isso, existem diversas ferramentas que ajudam no controle financeiro, tais como o livro caixa. Para aproveitar suas funcionalidades, é preciso saber como preencher o livro caixa corretamente.

Ele serve para controlar a entrada e saída de dinheiro, sendo responsável por reunir dados como montante em conta, datas das transações e histórico das negociações. O item é indispensável para manter a organização contábil de um negócio, visto que é mais fácil encontrar informações importantes para consultas e tomadas de decisões. 

Portanto, o recurso também auxilia na escrituração contábil e ajuda a evitar problemas tributários. Muitos contadores, porém, apesar de conhecerem o livro caixa, ainda não sabem preenchê-lo de forma adequada ou mesmo explorar suas funcionalidades por inteiro. Por isso, neste post, entenda sua importância e algumas dicas práticas.  

Qual a importância do livro caixa para o contador?

Um livro caixa deve reunir todas as informações de movimentação financeira de uma empresa, sendo esses registros diários, mensais ou anuais. Diversas empresas podem se beneficiar com o registro de um livro contábil, mesmo que não tenham a obrigação de fazê-lo.

Todavia, o documento serve para documentar todas as movimentações financeiras, sejam de entrada ou saída de caixa. 

Nesse sentido, o livro caixa serve tanto para controle financeiro interno quanto para a prestação de contas junto à Receita Federal. Assim, é importante que arquivos, como comprovantes e recibos, estejam bem armazenados para a comprovação de informações relacionadas ao financeiro.

Não ter um livro caixa pode trazer desvantagens, como o descontrole financeiro e problemas com o fisco, pois a desorganização pode acarretar dificuldades na hora de prestar contas. 

Muitas vezes, o livro contábil é confundido com a Demonstração de Fluxo de Caixa (DFC), um relatório que lista a origem de recursos e como eles foram aplicados. Mas, as duas ferramentas não têm relação direta, já que suas finalidades são distintas. 

Quem precisa fazer o fluxo de caixa?

Algumas empresas devem manter, por obrigação, o livro caixa, apesar de ser facultativo para a maioria dos regimes tributários existentes. Atualmente, de acordo com a legislação 9.317/96, somente as empresas optantes pelo Simples Nacional são obrigadas a fazer o registro do livro caixa com todas as observações feitas pela lei.

As empresas enquadradas no Simples Nacional são aquelas que têm uma receita bruta anual de R$ 4,8 milhões, logo, obrigatoriamente precisam declarar os valores de fluxo de caixa. Com a ajuda de um livro contábil, esses valores de entrada e saída podem ser facilmente acessados.

Existe uma diferença quanto à obrigatoriedade no que diz respeito a outros documentos de registro, como os livros diários, por exemplo. Neste caso, o preenchimento é obrigatório a todas as empresas sujeitas à escrituração contábil, independentemente do tamanho, conforme o Decreto-Lei 486. 

Porém, mesmo com a restrição de apenas um regime, o livro caixa pode ser mantido por empresas de diversos portes e segmentos de mercado.

Como preencher o livro caixa corretamente?

Por se tratar de um documento contábil oficial de uma empresa, o livro caixa deve ser padronizado, seguindo certos preceitos. Claro, alguns vão variar de empresa para empresa, mas há padrões obrigatórios que devem ser seguidos. Confira!

Informações que não podem faltar

É preciso dar atenção a informações que não devem faltar em um livro contábil para não cometer erros na hora de realizar o preenchimento. 

Nesse sentido, os dados que não podem faltar no preenchimento de um livro caixa são: 

• data da transação;
• breve histórico do registro;
• débito (entrada de dinheiro);
• crédito (valor que saiu do caixa da empresa); 
• saldo atual.

O saldo atual, também chamado de montante em caixa, pode ser calculado da seguinte forma:

• Saldo atual = saldo anterior + recebidos – pagamentos

Separe em etapas estruturais 

O preenchimento do livro contábil deve ser separado em etapas estruturais, por isso, um passo a passo deve ser seguido na hora de realizá-lo. Desse modo, ele pode ser dividido em três partes principais.

Etapa 1: Termo de Abertura 

Como o próprio nome diz, o termo de abertura é o início do documento. Nele, deve conter a finalidade do livro caixa, o nome da empresa e suas principais informações, como endereço e CNPJ.

Além disso, é necessário indicar, também, o número de folhas que constam no documento e a data. Vale lembrar que ele deve estar assinado.

Etapa 2: Folhas de Escrituração

Nessa etapa, os valores de entrada e saída financeira devem ser especificados. Assim, organize considerando as datas e disponha-as de forma individual. 

Ainda, insira as informações em tabelas, de modo que cada uma seja equivalente a um mês de serviço. Não deixe de registrar o saldo final (mês) e total (em caixa). Na tabela de apresentação de dados, insira-os em ordem crescente. Também devem ser informadas as datas das transações.

Etapa 3: Termo de Encerramento

O termo de encerramento se assemelha ao de abertura. Trata-se da última página do documento e deve reafirmar os dados presentes no termo de abertura, como a data e assinatura do responsável. 

Tenha uma rotina de atualização

Após criar o seu primeiro livro caixa, é importante ter em mente que o documento requer atualização constante. Criar uma rotina de atualização do livro contábil dará ao seu negócio um panorama geral da situação financeira de maneira simples de ser consultada. 

Então, a boa gestão do livro caixa implica em manter o registro de todas as movimentações em dia, controlando os gastos em busca do equilíbrio financeiro.

Livro caixa: uma ferramenta essencial para o empreendedor e contador

Aqui, percebemos que o fluxo de caixa é um recurso poderoso para reunir informações acerca da entrada e saída de capital de um negócio. Apesar da falta de obrigatoriedade para a maioria dos regimes tributários, é inegável a importância para o controle das finanças dos negócios. 

Por fim, neste conteúdo, você aprendeu a definição de livro caixa e como preenchê-lo evitando erros. Vale ressaltar que as empresas que contam com a tecnologia na gestão administrativa e financeira saem na frente na hora de reunir essas informações para a gestão do controle financeiro.