É fácil trocar de contador?

Sim, você pode trocar de contador a qualquer momento. Muitos empresários se perguntam se podem ou devem trocar os seus serviços de contabilidade, e também têm dúvidas sobre quando e como podem fazê-lo.

Quando posso trocar de contador

Em primeiro lugar todo empresário tem o direito, previsto pelo Código de Defesa do Consumidor, de escolher o escritório que atenda às demandas contábeis da sua empresa. Isso inclui trocar de contador a qualquer momento.

Claro, você deverá formalizar todo o processo por meio de contratos e distratos (o documento de rescisão contratual), e o antigo acordo deverá ser respeitado até o seu encerramento oficial.

Nesse sentido, caso exista previsão de multa, é preciso verificar o seu valor e as hipóteses em que a aplicação da multa pode ser dispensada.

Portanto, o contrato de prestação de serviços não prevê multa por cancelamento antecipado, enquanto em outros, mesmo que exista, o valor da multa costuma ser muito menor que as possíveis consequências de um serviço contábil ineficiente.

Confira algumas hipóteses e veja quando trocar de contador:

1 – Baixa qualidade no atendimento

A principio, como prestadora de serviços, a contabilidade precisa oferecer um atendimento de excelência e qualidade para conquistar credibilidade e a confiança dos seus clientes.

Um atendimento de qualidade, inclui:

• Contadores à disposição para sanar dúvidas;
• Atendimento por diferentes canais, incluindo WhatsApp, Telefone e e-mail;
• Retorno ágil, às demandas e solicitações;
• Entrega de documentos no prazo previsto.

Nesse sentido, quando a qualidade no atendimento deixa de existir ou parecer não ser importante para o contador contratado, você não só pode, como precisa trocar de contador.

2 – Atraso na entrega de obrigações

Outro item a considerar quando o assunto é o momento de trocar de contador, diz respeito ao atraso na entrega de obrigações acessórias.

O escritório de contabilidade precisa ter responsabilidade e cuidar da entrega de guias, relatórios e declarações nos prazos previstos e determinados pela legislação em vigor.

Por exemplo, quando os prazos legais não são respeitados, a empresa contratante dos serviços contábeis pode ser sensivelmente prejudicada, sendo obrigada a pagar multas, juros e enfrentar outros tipos de sanções, incluindo a suspensão temporária ou definitiva do CNPJ.

3 – Erros de cálculo

Impostos e folha de pagamento precisam ser calculados com o maior grau de atenção possível, garantindo assim, que as empresas evitem os problemas e prejuízos associados aos possíveis pagamentos a maior ou a menor.

Por isso, se a sua atual contabilidade comete erros frequentes de cálculo, esse é apenas mais um dos sinais que indicam que é hora de trocar de contador.

Não restam margens para erro, o escritório de contabilidade precisa ter atenção e cuidado redobrado ao realizar cálculos e apurações que envolvam recursos financeiros.

4 – Falta de atualização

Primeiramente a legislação fiscal, trabalhista e contábil brasileira está em constante atualização e passa por mudanças regulares, as quais exigem atenção, dedicação e atualização por parte dos profissionais de contabilidade.

Portanto o seu contador precisa se manter atualizado para garantir que a sua empresa aproveite benefícios, isenções e programas especiais desenvolvidos pelo governo, bem como também, para garantir que a sua empresa não deixe de entregar qualquer nova obrigação.

Apesar disso, vale destacar, que basta uma única declaração não entregue dentro do prazo ou nos moldes exigidos para que a empresa seja multada e autuada pelo fisco.

Então quando a falta de atualização é uma rotina presente, você tem mais um sinal de que é hora de trocar de contador.

5 – Dificuldade para acessar documentos e informações

Por fim, não poderíamos deixar de destacar a dificuldade de acesso a informações e documentos, como um dos motivos para trocar de contador.

A contabilidade e seus clientes precisam trabalhar em conjunto, de forma ágil e dinâmica, e, portanto, não se pode admitir que o empresário encontre dificuldade para acessar os documentos e informações da sua empresa.

Você tem encontrado dificuldades para acessar documentos e informações importantes para a gestão da sua empresa? Se a sua resposta foi sim, não tenha dúvidas, é hora de trocar de contador.

Passo a passo para trocar de contador

1 – INFORMAR O CONTADOR ATUAL

O primeiro passo é formalizar o pedido de encerramento do contrato com o contador atual. É imprescindível que no comunicado fique claro qual será o último mês de atuação da equipe de contabilidade anterior. 

2 – MÊS DE RESPONSABILIDADE

Ao definir com a antiga contabilidade qual será o último mês de atuação deles, informe a nova contabilidade a partir de que mês eles passam a ser responsáveis. Nesse momento, preste bastante atenção para não confundir o que é de responsabilidade de cada escritório.

3 – ASSINAR PROPOSTA DE SERVIÇOS

Nesse caso, quando, enfim, for oficializado o distrato com a antiga contabilidade e assinado o contrato de prestação de serviços com o novo profissional, significa que efetivamente você trocou de contador! 

Nesse momento, recomenda-se que seja feito o preenchimento do termo de transferência de responsabilidade técnica pela antiga contabilidade, repassando a responsabilidade para o novo escritório.

4 – DOCUMENTOS FISCAIS E CONTÁBEIS PARA TROCAR DE CONTADOR

Primordialmente, os documentos básicos que talvez você já tenha, sem precisar esperar o envio do contador, são:

– Certificado Digital

– Número da Inscrição Municipal (ou CCMEI caso a empresa seja MEI)

– Senha de acesso ao site da Prefeitura

– Código do Simples Nacional (se for o caso)

– RG e CPF dos sócios

– Contrato Social (LTDA), Requerimento de Empresário (EI) ou Certificado de condição de Microempreendedor Individual (MEI)

Nesse sentido, os outros documentos contábeis que vão influenciar muito para trocar de contador, são:

– Balanço Patrimonial (até o último dia da contabilidade anterior)

– D.R.E. (Demonstração do Resultado do Exercício)

– Livro Razão

– Livro Diário

– Documentação suporte (nota fiscal, recibo, fatura ou contrato)

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